Бизнес-планирование/Лекция 6

Лекция 6. Организационный и календарный план

Лекции: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12

Организационный план

В разделе показывается организационная структура предприятия, даётся характеристика состава управленческой команды, которая будет обеспечивать реализацию бизнес-плана, а также описываются и планируются общехозяйственные расходы (управленческие расходы).

Организационная структура

Плановая Организационная структура управления проектом формируется на основе стратегии и целей бизнес-проекта, в зависимости от функции и иерархии членов команды. У всех типов организационных структур есть свои преимущества и недостатки. Поэтому на этапе проектирования организационной структуры управления это учитывается и описывается в разделе. Планируются рабочие группы (численности, функций, подчиненности) управления проектом и связи между ними. Организационные структуры не статичны: по мере роста предприятия усложняется и его организационная структура, появляются новые задачи и функции, уточняются или дополняются должностные инструкции в соответствии с новыми функциями и задачами, стоящими перед предприятием.

После Организационной структуры формируется Штатное расписание. Представляется весь перечень основных управленческих функций, необходимых для успешного управления проектом.

В разделе оцениваются состав и размер общехозяйственных расходов методом прямого счёта или процентом от планируемой выручки. Статьи расходов могут быть следующие:

• зарплата аппарата управления предприятия;
• командировочные расходы;
• содержание охраны;
• зарплата прочего общехозяйственного персонала (уборщиц);
• амортизация и ремонт основных средств;
• содержание зданий и прочих объектов;
• подготовка кадров;
• организованный набор рабочей силы;
• испытания, опыты, исследования;
• изобретательство и рационализаторство;
• охрана труда;
• улучшение качества;
• налоги, сборы и отчисления;
• прочие общехозяйственные расходы.

Топ-менеджмент и владельцы предприятия

В разделе указываются сведения ключевых менеджерах и владельцах предприятия с целью завоевать доверие у инвестора и сформировать его уверенность в том, что команда способна эффективно работать и реализовать бизнес-план на практике. Следующая информация может быт следующей:

• ФИО, год рождения;
• должность;
• обязанности и полномочия (для топ-менеджеров);
• навыки и опыт;
• уровень и условия вознаграждения;
• доля и форма собственности (для собственников);
• степень участия в управлении предприятием (для собственников).

Кадровая политика

В разделе указывается кадровая политика (система правил и норм работы с персоналом, обеспечивающая процессы воспроизводства, управления и развития персонала в соответствии с выбранной стратегией организации):

• система оплаты труда, система мотивации персонала, система найма, отбора и обучения.
• изменения в организационной структуре по мере развития предприятия.

В разделе описывается стратегия развития персонала предприятия:

• Шаг 1. Анализ и оценка текущей ситуации по персоналу.
• Шаг 2. Оценка уровня имеющейся квалификации руководителей и специалистов.
• Шаг 3. Выработка и принятие соответствующих решений по переподготовке и повышению имеющейся квалификации работников. По результатам выполнения шагов 1 и 2 заполняется матрица соответствия, по результату которой принимаются кадровые решения.

Календарный план

Руководство к формированию Календарного плана проекта

Календарный план — документ для оценки проекта экспертами, он демонстрирует экспертам качество проработки проекта.

Цель

Календарный план проекта — документ, определяющий полный перечень запланированных мероприятий по проекту; начало и общую продолжительность проекта и отдельных его этапов; логическую последовательность и взаимозависимость мероприятий; порядок и сроки выполнения специальных мероприятий в проекте (разрешительные процедуры, лицензирование, государственная экспертиза, иное); порядок и сроки завершающих процедур проекта (закупку, тестирование и ввод в эксплуатацию всего (основного) промышленного оборудования, выпуск опытно-промышленного образца/партии продукта проекта для проверки их соответствия техническому заданию, стандартам, техническим условиям с целью принятия решения о возможности постановки продукции на производство); иные значимые события.

Общие правила к заполнению

Календарный план связан с Бюджетом проекта. Календарный план содержит следующие данные о проекте:

• Наименование этапа работ;
• Вид затрат;
• Наименование отчетного документа, отражающего результат работ;
• Сроки выполнения с разбивкой по годам и поквартально в каждом году;
• Стоимость выполнения этапов работ по годам.

Календарный план проекта должен обеспечить соблюдение всех следующих условий:

• этапы (подэтапы) не должны иметь временных разрывов (прерываться и начинаться вновь);
• для всех этапов работ отчетными документами, отражающими результат, должны быть указаны применимые бухгалтерские документы (например, акты КС-1, КС-2, КС-3, накладные ТОРГ-12, акты выполненных работ с приложениями, формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, ОС-3, НМА-1, М-8, М-11, М-15, справки бухгалтерского учета о формировании стоимости ОС, НМА);
• ни один из этапов (подэтапов) не может иметь длительность менее двух кварталов, так как незначительные по величине мероприятия необходимо укрупнять до получения итогового отчетного документа, который должен завершать процесс;
• этапы длительностью более 4-х кварталов рекомендуется разбивать на менее длительные под этапы;
• завершающий этап должен иметь то наименование, которое соответствует формулировке, терминологии и смыслу наименования проекта.

Перечень работ и степень их детализации

В Календарном плане указывается перечень ранее осуществленных и запланированных работ по проекту. Для разграничения данных работ обозначается предполагаемая дата заключения договора целевого займа. В Календарном плане фиксируются все работы и результаты их выполнения вне зависимости от источника финансирования: сроки приобретения, монтажа, пуско-наладочных работ и ввода в эксплуатацию каждой позиции основного (значимого) технологического (специального) оборудования как приобретаемого за счет средств целевого займа, так и за счет собственных средств. В Календарном плане отражаются детализирующие подэтапы, обеспечивающие выполнение Технических задач, достижение Технических результатов проекта и целевых показателей эффективности использования займа. В Календарном плане проекта отдельно выделяются мероприятия, которые:

• обязательные для достижения Технических задач и Технических результатов проекта;
• период начала и завершения этапов (подэтапов) работ может быть достоверно определен;
• при завершении этапов (подэтапов) работ происходит оформление документов бухгалтерского учета или осуществляется техническая приемка и проверка результата.

В Календарном плане проекта отдельно отражается ввод в эксплуатацию обособленных комплексов основных и вспомогательных производств, начало серийного производства по продуктам проекта (если применимо по выбранной программе).

При ежегодном существенном увеличение объемов производства это указываются отдельными этапами Календарного плана.

Календарный план проекта может быть укрупнен с учетом соблюдения следующих рекомендаций:

• завершение более раннего из объединяемых подэтапов не является обязательным требованием для начала или завершения другого подэтапа работ;
• при одновременном выполнении мероприятий по различной номенклатуре изделий, все однородные мероприятия разбиваются на разные подэтапы в том случае, если по результатам работ будут оформлены отчетные документы с разницей более 2 кварталов. При одновременной работе над всей номенклатурой, мероприятия в Календарном плане по номенклатуре по разным подэтапам не дробятся;
• подэтапы, не подразумевающие оформление получения разрешений, ключевых технических документов, сертификатов и прочего, а также, при незначительной стоимости таких работ, укрупняются с другими подэтапами.

Отчетные документы, отражающие результат работ

В качестве отчетных документов указываются:

• бухгалтерские (закрывающие) документы (подтверждающие выполнение мероприятия), договоры и платежные поручения по оплате аванса (подтверждающие начало работ);
• заявки на регистрацию РИД и документы, устанавливающие правообладание, оформление права собственности и получение необходимых лицензий, согласований, разрешений;
• технические документы, регламентирующие производство продукции, получение сертификатов, требования к продукции/результатам или проектные документы.

Оформление результатов работ по НИОКР

При выполнении научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, по которым предполагается получение патента на полезную модель, промышленный образец или изобретение, оформляется проведение данных работ приказом генерального директора.

Принцип соответствия

Данные в Календарном плане согласовываются с иными документами по проекту, в частности, с техническим заданием и сметой проекта. При этом расходы из средств займа, предусмотренные в Смете проекта по определенному Виду затрат, отражаются по этапу Календарного плана, в ходе которого предполагается осуществлять соответствующие затраты. Например, если предусмотрено приобретение оборудования, в Календарном плане отражаются работы по приобретению и установке оборудования. Если приобретение оборудования предполагается за счет средств займа, то в Календарном плане по этапу «Работы по приобретению и установке оборудования» указывается соответствующий Вид затрат. Если сметой предусмотрены расходы из средств займа по Виду затрат «Работы и услуги, выполняемые третьими лицами, приобретение прав», то это отражается по этапам Календарного плана, предполагающим проведение работ с привлечением сторонних организаций. Наименования работ в проекте оценивают суть и характер выполнения работ. Не рекомендуется в качестве наименований работ использовать наименования направлений расходования средств по проекту. Календарный план носит индивидуальный характер. Терминология работ в проекте сохраняется, чтобы эксперты могли соотнести содержание всех документов, а процедура контроля максимально упрощена. Прозрачность и терминологическая ясность проекта, взаимосвязь всех документов проекта позволяет в будущем сократить число дополнительных пояснений Заемщиком технических особенностей и обоснования расходов в проекте.

Внесения изменений

С развитием проекта Календарный план может быть изменен по инициативе Заявителя или в связи с замечаниями экспертов Заимодателя. Изменение Календарного плана на этапе выполнения проекта возможно.

Контроль реализации проекта

После заключения договора займа Календарный план является приложением к договору целевого займа и служит инструментом контроля исполнения целей и задач проекта. Календарный план принимается во внимание при акцептовании платежей.

Источники

Лекции: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12