Документооборот
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.
Определение
По мнению ряда специалистов, документооборот ― это движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль[1].
Другие определяют документооборот как путь документов от момента выписки до сдачи на хранение в архив[2].
Поток документации
Различают три основных потока документации:
- документы, поступающие из других организаций (входящие);
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Этапы
В бухгалтерском учете существует 5 основных этапов документооборота:
- Составление документа в момент совершения хозяйственной операции.
- Передача документа в бухгалтерию.
- Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка.
- Обработка документа в бухгалтерии, которая включает[2]:
- таксировку (расценку)
- группировку
- контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов)
- Сдача документов на хранение в архив.
Секретный документооборот
Все секретные документы проходят через специальные подразделения предприятий или ведомств. Учёт и документооборот ведется по специальным правилам, в России регламентируется законом «О государственной тайне»[3].
Автоматизация секретного документооборота и делопроизводства в режимно-секретных подразделениях осуществляется с помощью программы автоматизированной системы секретного делопроизводства (АС СДП)[4].
Электронный документооборот
Как правило, на сервере создается база данных, где и хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).
Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии иерархической структурой подразделения организации. Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право только владелец документов.
График документооборота
График документооборота — это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учётной политики фирмы.
См. также
См. также
Источники
- ↑ Документооборот/Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.//Современный экономический словарь — М.:ИНФРА-М, 2023 ― 512с. ― ISBN 978-5-16-009966-8
- ↑ 2,0 2,1 Документооборот//Большой бухгалтерский словарь : 10 000 терминов / Авт. и сост.: М. Ю. Агафонова и др.; Под ред. А. Н. Азрилияна. - Москва : Ин-т новой экономики, 1999. - 569 с. ― ISBN 5-89378-003-5
- ↑ Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-I «О государственной тайне» (с изменениями и дополнениями). base.garant.ru. Дата обращения: 2 декабря 2015. Архивировано 8 декабря 2015 года.
- ↑ ООО ЦНТ Импульс — автоматизация секретного делопроизводства. cnt-i.ru. Дата обращения: 2 декабря 2015. Архивировано 8 декабря 2015 года.