Информационная система бухгалтерского учёта
Информационная система бухгалтерского учёта (бухгалтерская информационная система, учётная информационная система; англ. Accounting information system, AIS) ― информационная система по сбору, хранению и обработки финансовых и бухгалтерских данных, которые используются лицами, принимающими решения. Как правило, компьютерный метод отслеживания бухгалтерской деятельности в сочетании с ресурсами информационных технологий. Итоговые финансовые отчеты могут использоваться как внутри компании руководством, так и другими заинтересованными сторонами, включая инвесторов, кредиторов и налоговые органы. Информационные системы бухгалтерского учета предназначены для поддержки всех бухгалтерских функций и видов деятельности, включая аудит, перенос финансового учета, управленческий / управленческий учет и налогообложение. Наиболее широко распространенными информационными системами бухгалтерского учета являются модули аудита и финансовой отчетности.
История
Традиционно бухгалтерский учёт основан исключительно на ручном подходе. Опыт и квалификация отдельного бухгалтера имеют решающее значение в процессах бухгалтерского учета. Даже использование ручного подхода может быть неэффективным и неэффективным. Информационные системы бухгалтерского учета решают многие из вышеперечисленных проблем. АИС может поддерживать автоматизацию обработки больших объемов данных и предоставлять своевременную и точную информацию.
Первые информационные системы бухгалтерского учета были разработаны для расчета заработной платы в 1970-х годах. Первоначально информационные системы бухгалтерского учета разрабатывались "собственными силами", поскольку не было доступных комплексных решений. Такие решения были дорогостоящими в разработке и сложными в обслуживании. Поэтому многие практикующие бухгалтеры предпочитали ручной подход, а не компьютерный. Сегодня информационные системы бухгалтерского учета чаще продаются в виде готовых программных пакетов от крупных поставщиков, таких как Microsoft, Sage Group, SAP и Oracle, где они настраиваются и настраиваются в соответствии с бизнес-процессами организации. Малые предприятия часто используют пакеты программного обеспечения для учета с меньшими затратами, такие как Tally.ERP 9, MYOB и Quickbooks. Крупные организации часто выбирают ERP-системы. Поскольку потребность в соединении и консолидации между другими бизнес-системами возросла, информационные системы бухгалтерского учета были объединены с более крупными, более централизованными системами планирования ресурсов предприятия (ERP). Раньше, когда для управления различными бизнес-функциями использовались отдельные приложения, организациям приходилось разрабатывать сложные интерфейсы для взаимодействия систем друг с другом. В ERP-система, такая как информационная система бухгалтерского учета, построена как модуль, интегрированный в набор приложений, которые могут включать производство, цепочку поставок, человеческие ресурсы. Эти модули интегрированы вместе и способны получать доступ к одним и тем же данным и выполнять сложные бизнес-процессы. Сегодня облачные информационные системы бухгалтерского учета становятся все более популярными как для малых и средних предприятий, так и для крупных организаций из-за снижения затрат. С внедрением информационных систем бухгалтерского учета многие предприятия отказались от ролей, связанных с низкой квалификацией, транзакциями и операционным учетом.
Пример архитектуры
АИС обычно следует многоуровневой архитектуре, разделяющей представление пользователю, обработку приложений и управление данными на отдельные уровни. Уровень представления управляет тем, как информация отображается и просматривается функциональными пользователями системы (через мобильные устройства, веб-браузеры или клиентское приложение). Вся система поддерживается централизованной базой данных, в которой хранятся все данные. Это могут быть транзакционные данные, полученные из основных бизнес-процессов (закупки, инвентаризация, бухгалтерский учет) или статические основные данные, на которые ссылаются при обработке данных (записи счетов сотрудников и клиентов и настройки конфигурации). По мере совершения транзакций данные собираются из бизнес-событий и сохраняются в базе данных системы, где они могут быть извлечены и обработаны в информацию, полезную для принятия решений. Прикладной уровень извлекает необработанные данные, хранящиеся на уровне базы данных журналов, обрабатывает их на основе настроенной бизнес-логики и передает на уровень представления для отображения пользователям. Например, рассмотрим отдел кредиторской задолженности при обработке счета. В информационной системе бухгалтерского учета сотрудник отдела расчетов с кредиторами вводит счет-фактуру, предоставленный поставщиком, в систему, где он затем сохраняется в базе данных. При получении товаров от поставщика создается квитанция, которая также вводится в АИС. Прежде чем отдел кредиторской задолженности произведет оплату поставщику, уровень обработки заявок системы выполняет трехстороннее сопоставление, при котором автоматически сопоставляются суммы в накладной с суммами в квитанции и первоначальном заказе на покупку. После завершения сопоставления электронное письмо отправляется менеджеру по работе с кредиторской задолженностью для утверждения. Отсюда можно создать ваучер, и в конечном итоге поставщику можно будет заплатить.
Преимущества и последствия
Большим преимуществом компьютерных информационных систем бухгалтерского учета является то, что они автоматизируют и оптимизируют отчетность, развивают современное моделирование и поддерживают интеллектуальный анализ данных[1]. Отчётность является основным инструментом для организаций, позволяющим точно видеть обобщенную, своевременную информацию, используемую для принятия решений и финансовой отчетности. Информационная система бухгалтерского учета извлекает данные из централизованной базы данных, обрабатывает и преобразует их и в конечном итоге генерирует сводку этих данных в виде информации, которая теперь может быть легко использована и проанализирована бизнес-аналитиками, менеджерами или другими лицами, принимающими решения. Эти системы должны обеспечивать своевременность отчетов, чтобы лица, принимающие решения, не действовали на основе старой, неактуальной информации и, скорее, могли действовать быстро и эффективно на основе результатов отчета. Консолидация является одним из отличительных признаков отчетности, поскольку людям не нужно просматривать огромное количество транзакций. Например, в конце месяца финансовый бухгалтер объединяет все оплаченные ваучеры, запуская отчет в систему. Прикладной уровень системы предоставляет отчет с общей суммой, выплаченной поставщикам за этот конкретный месяц. В крупных корпорациях, которые генерируют большие объемы транзакционных данных, составление отчетов даже с помощью АИС может занять несколько дней или даже недель.
После волны корпоративных скандалов со стороны крупных компаний, таких как Tyco International, Enron и WorldCom, основной упор был сделан на принуждение публичных компаний к внедрению строгого внутреннего контроля в свои системы, основанные на транзакциях. Это стало законом с принятием Закона Сарбейнса–Оксли 2002 года, который предусматривал, что компании должны составлять отчет о внутреннем контроле, в котором указывается, кто отвечает за структуру внутреннего контроля организации, и излагается общая эффективность этих мер контроля[2]. Поскольку большинство этих скандалов были связаны с бухгалтерской практикой компаний, Сарбейнс Оксли уделял большое внимание компьютерным информационным системам бухгалтерского учета. Сегодня поставщики АИС рекламируют свои функции управления, управления рисками и соответствия требованиям, чтобы обеспечить надежность и защиту бизнес-процессов, а также безопасность активов организации (включая данные).
Внедрение
В последние годы многие крупные предприятия и малые и средние предприятия внедряют экономически эффективные облачные информационные системы бухгалтерского учета. Однако большинство существующих автоматизированных систем бухгалтерского учета используют типичные базы данных (DBF, MS SQL, MS ACCESS и т.д.)[3]. В 2020 году бухгалтерское программное обеспечение использовали 94% опрошенных[4].
Оглядываясь на прошлые годы, большинство организаций, даже более крупных, нанимают внешних консультантов, либо от издателя программного обеспечения, либо от консультантов, которые понимают организацию и работают, чтобы помочь выбрать и внедрить идеальную конфигурацию, принимая во внимание все компоненты.
Шаги по внедрению информационной системы бухгалтерского учета заключаются в следующем:
- Подробный анализ требований
где опрашиваются все лица, участвующие в системе. Текущая система полностью изучена, включая проблемы, и собрана полная документация системы — транзакции, отчеты и вопросы, на которые необходимо ответить. Изложены и задокументированы потребности пользователей, которых нет в текущей системе. Пользователи включают всех, от высшего руководства до ввода данных. Анализ требований не только предоставляет разработчику конкретные потребности, но и помогает пользователям принять изменения. Пользователи, у которых есть возможность задавать вопросы и вносить свой вклад, гораздо более уверены и восприимчивы к изменениям, чем те, кто сидит сложа руки и не высказывает своих опасений.
- Проектирование (синтез) систем
Анализ тщательно проверяется и создается новая система. Система, которая окружает систему, часто является самой важной. Какие данные должны поступать в систему и как они будут обрабатываться? Какая информация должна поступать из системы, как она будет отформатирована? Если мы знаем, что должно появиться, мы знаем, что нам нужно ввести в систему. Программа, которую мы выбираем, должна соответствующим образом обрабатывать процесс. Система построена с использованием контрольных файлов, образцов основных записей и возможности выполнения процессов на тестовой основе. Система предназначена для включения соответствующих средств внутреннего контроля и предоставления руководству информации, необходимой для принятия решений. Целью информационной системы бухгалтерского учета является предоставление актуальной, значимой, надежной, полезной и актуальной информации. Для достижения этой цели система спроектирована таким образом, что транзакции вводятся по мере их возникновения (вручную или в электронном виде), и информация немедленно доступна онлайн для управления.
После того, как система спроектирована, создается запрос предложений с подробным описанием требований и основного дизайна. Поставщиков просят откликнуться на предложение, продемонстрировать продукт и конкретно отреагировать на потребности организации. В идеале поставщик должен вводить контрольные файлы, образцы основных записей и иметь возможность показывать, как обрабатываются транзакции, в результате чего получается информация, необходимая руководству для принятия решений. Запрос предложений для инфраструктуры информационных технологий следует за выбором программного продукта, поскольку программный продукт, как правило, предъявляет особые требования к инфраструктуре. Иногда программное обеспечение и инфраструктура выбираются у одного и того же поставщика. В противном случае организация должна обеспечить совместную работу поставщиков, не "указывая пальцем", когда возникает проблема с программным обеспечением или инфраструктурой.
- Документация
По мере разработки системы она документируется. Документация включает документацию поставщика системы и, что более важно, процедуры или подробные инструкции, которые помогают пользователям обрабатывать каждый процесс, специфичный для организации. Большая часть документации и процедур доступна в Интернете, и полезно, если организации могут дополнять инструкции, предоставляемые поставщиком программного обеспечения. Документация и процедуры, как правило, являются второстепенными, но являются страховым полисом и инструментом, используемым во время тестирования и обучения — перед запуском. Документация проверяется во время обучения, чтобы при запуске системы не возникало сомнений в том, что она работает и что пользователи уверены в изменениях.
- Тестирование
Перед запуском все процессы тестируются от ввода до вывода, используя документацию в качестве инструмента для обеспечения того, чтобы все процессы были тщательно документированы и чтобы пользователи могли легко следовать процедурам: они знают, что это работает и что процедуры будут выполняться последовательно. Отчеты проверяются и проверяются, так что нет мусора внутри-мусора снаружи. Это делается в тестовой системе, еще не полностью заполненной оперативными данными. К сожалению, большинство организаций запускают системы до тщательного тестирования, что усугубляет разочарование конечных пользователей, когда процессы не работают. Документация и процедуры могут быть изменены в ходе этого процесса. Все идентифицированные транзакции должны быть проверены на этом этапе. Все отчеты и онлайновая информация должны проверяться и отслеживаться в журнале аудита, чтобы руководство было уверено в том, что транзакции будут обрабатываться последовательно и что на информацию можно положиться при принятии решений.
- Обучение
Перед запуском все пользователи должны быть обучены процедурам. Это означает, что инструктор, использующий процедуры, показывает каждому конечному пользователю, как обращаться с процедурами. Процедуры часто нуждаются в обновлении во время обучения, поскольку пользователи описывают свои уникальные обстоятельства, и "дизайн" модифицируется с учетом этой дополнительной информации. Затем конечный пользователь выполняет процедуру с инструктором и документацией. Затем конечный пользователь выполняет процедуру только с документацией. В этом случае конечный пользователь остается один при поддержке тренера или другого лица, оказывающего поддержку, лично или по телефону. Это до преобразования данных.
- Преобразование данных
Разработаны инструменты для преобразования данных из текущей системы (которые были задокументированы в анализе требований) в новую систему. Данные отображаются из одной системы в другую, и создаются файлы данных, которые будут работать с разработанными инструментами. Преобразование тщательно проверяется и проверяется перед окончательным преобразованием. Существует резервная копия, так что при необходимости ее можно перезапустить.
- Запуск
Система внедряется только после того, как все вышеперечисленное будет выполнено. Вся организация осведомлена о дате запуска. В идеале, текущая система сохраняется и часто выполняется "параллельно" до тех пор, пока новая система не заработает в полную силу и не будет работать должным образом. При существующем массовом программном обеспечении, используемом тысячами компаний и фундаментально доказавшем свою работоспособность, обязательный "параллельный" запуск с программным обеспечением, разработанным специально для компании, обычно не выполняется. Однако это верно только при соблюдении вышеуказанного процесса, тщательном документировании и тестировании системы, а также обучении пользователей перед запуском.
- Инструменты
Доступны онлайн-ресурсы, помогающие в стратегическом планировании информационных систем бухгалтерского учета. Информационные системы и финансовые формы помогают в определении конкретных потребностей каждой организации, а также в распределении ответственности за соответствующие принципы[5].
- Поддержка
Конечные пользователи и менеджеры имеют постоянную поддержку, доступную в любое время. Обновление системы следует аналогичному процессу, и все пользователи тщательно информируются об изменениях, эффективно обновляются и обучаются. Многие организации решили ограничить время и деньги, затрачиваемые на анализ, проектирование, документацию и обучение, и сразу перейти к выбору и внедрению программного обеспечения. Если подробный анализ требований выполняется с достаточным временем, затрачиваемым на анализ, внедрение и текущая поддержка будут минимальными. Организации, которые пропускают шаги по обеспечению соответствия системы их потребностям, часто остаются с разочарованными конечными пользователями, дорогостоящей поддержкой и информацией, которая не является актуальной или правильной. Хуже того, эти организации создают систему три раза вместо одного.
Эволюция
Информационная система бухгалтерского учета характеризуется большим количеством различных подходов и методологий за последние 50 лет. Из-за ограничений и недостатков предыдущих моделей каждая новая модель развивалась. Интересно, что после создания новейшей техники новые или недавние модели эволюции не устраняют и не заменяют старую или предыдущую технику мгновенно. Однако несколько поколений и аналогов систем существуют в разных учреждениях, организациях, группах одновременно и, возможно, существуют в одном или том же учреждении. Аналогичным образом, современный инспектор должен быть осведомлен об особенностях функционирования всех подходов АИС, с которыми он или она могут столкнуться. в настоящее время можно выделить четыре подхода, которые развивались в течение последних 50 лет[6].
- Модель ручного процесса
- Модель плоского файла
- Система моделей баз данных
- Модель РЭА (ресурс, событие и агенты)
Карьера
Многие специалисты ИИ работают в консалтинговых фирмах, крупных корпорациях, страховых компаниях, финансовых фирмах, правительственных учреждениях и государственных бухгалтерских фирмах, среди других типов компаний. С развитием технологий традиционная практика бухгалтерского учета перейдет к практике использования информационных систем бухгалтерского учета. Профессиональные организации по бухгалтерскому учету и информационным технологиям работают над новыми направлениями бухгалтерских программ и отраслевых практик. Системные аудиторы - один из лучших вариантов за последние два десятилетия, они изучают средства контроля, обработку данных, целостность данных, общую эксплуатацию, техническое обслуживание, безопасность и другие аспекты всех типов информационных систем, используемых предприятиями. Некоторые должности в этой области включают финансового менеджера, финансового эксперта и финансового директора. Другие должности включают аналитика компьютерных систем, менеджера компьютерных информационных систем или инженера-программиста или программиста, специализирующегося на финансовом программном обеспечении.
Существуют отраслевые ассоциации, предлагающие сертификаты, относящиеся к области AIS, включая CISA, AIS, CISSP, CIA, AFE, CFE и CITP.
Источники
- ↑ Archived copy. Дата обращения: 3 ноября 2010. Архивировано 18 октября 2011 года.
- ↑ Home. coso.org.
- ↑ What is Database Forensics?. salvationdata.com (5 May 2022). Дата обращения: 22 июля 2022.
- ↑ Accounting Software Statistics. trustradius.com. Дата обращения: 22 июля 2022.
- ↑ Accounting Information Systems: Information on Collection, Storage and Processing of Financial and Accounting Data. Accounting Information Systems. Retrieved 7 December 2012.
- ↑ AIS Evolution - Manual Process Model and Flat File Model in Accounting Information System Evolution (англ.) ?. theITeducation.com (16 апреля 2020). Дата обращения: 5 мая 2020.